Door de jaren heen is een selectie methode ontwikkeld die beproeft is in de praktijk. In het kort komt het erop neer dat er na een quick scan de wensen en eisen worden vastgelegd. Aan de hand van het wensen en eisen pakket volgt er uit de WMS tool een longlist van ongeveer 8 WMSen die over voldoende functionaliteit beschikken om uw logistiek proces te ondersteunen. Uit deze 8 leveranciers wordt er een shortlist van 3 gekozen en door middel van Demo’s wordt er van 3 naar 1 geselecteerd.
Quick scan/Algemene oriëntatie
Allereerst wordt er en quickscan uitgevoerd. Tijdens de quickscan worden alle afdelingen uitgenodigd die iets met logistiek en het warehouse te maken hebben uitgenodigd en worden de afdelingen bevraagd op hun ervaringen met de huidige applicaties, de huidige logistieke processen en de verwachting van een nieuw WMS.
Vaststellen wensen en eisen pakket
In deze fase wordt het pakket van wensen en eisen vastgesteld aan de hand van de vragenlijst uit de WMS tool. Hierdoor worden alle logistieke processen doorlopen en de mogelijke functionaliteiten in een WMS. Deze fase is zeer belangrijk aangezien er ook vaak een introductie is over de mogelijkheden en zinvolle functionaliteiten van een WMS. Bijvoorbeeld; bij bijna elke klant wordt capaciteitsplanning als wens naar voren gebracht. Als blijkt dat hiermee de keuze beperkt blijft tot de duurste WMS systemen wordt er besproken wat er werkelijk nodig is om de logistieke operatie te ondersteunen. Dan blijkt er ineens veel meer pakketten te zijn die mee kunnen doen in de longlist….
Longlist a.d.v. de WMS selectie tool
Nadat alle relevante warehouse processen doorlopen zijn, wordt de vragenlijst in de WMS tool verwerkt en rolt hier een percentage uit per WMS. Dit percentage laat zien in welke mate de functionaliteit matched met uw lijst van wensen en eisen. Meestal is er een top 8 van WMS systemen die geschikt zouden zijn voor uw operatie. Hier stopt de objectieve benadering van de WMS selectie en start de subjectieve benadering. Welke leverancier past het best bij uw organisatie.
Kennismaking met de leveranciers
Er wordt kennis gemaakt met de leveranciers. In sommige situaties heeft u als klant al een niet-voorkeur voor een leverancier door bijvoorbeeld negatieven ervaringen uit het verleden, bij vorige bedrijven of door ervaringen bij collega bedrijven, enz. Deze vallen dan direct af en met de overige kandidaten wordt een kennismaking georganiseerd, dit kan een kennismaking op de beurs zijn, live bij u op het bedrijf of een ‘speed date’ via teams. In alle gevallen zal dit in goed overleg met u worden georganiseerd op een manier wat bij uw bedrijf past.
Van Longlist naar 3 -> Shortlist
Aan de hand van de kennismakingen komen er 3 kandidaat WMSen uit. Deze leveranciers worden uitgenodigd om een demo te verzorgen.
Demo’s en referentiebezoeken
Voor de demo’s zullen de leveranciers altijd verzoeken om een bezoek te brengen aan uw bedrijf als dit niet al tijdens de kennismaking voorbij is gekomen. Voor de demos wordt een demoscript geschreven. Door de WMS tool weten we allemaal dat de leverancier een inslag-opslag en uitslag kan uitvoeren. Tijdens de demo richten we ons op de onderscheidende aspecten van de verschillende WMS systemen. Tevens wordt er gevraagd aan de leveranciers om een concept offerte op te stellen.
Naast de demo’s worden er ook referentie bezoeken georganiseerd. Tijdens deze bezoeken kunt u zien hoe het WMS in de praktijk werkt en kunt u horen hoe de implementtie verlopen is en de ervaringen zijn met de leverancier.
Besluitvorming/Implementatie
Aan de hand van de demo’s wordt er een racking opgesteld en de concept offertes vergeleken. In de racking wordt bijvoorbeeld ook meegenomen hoe proffesioneel de demo uitgevoerd was en de ervaringen bij de referentie bezoeken. Aan de hand van al deze info komt u in een gestructureerde aanpak tot de keuze van het best passende WMS systeem voor uw warehouse operatie.